Як усе встигати: тайм-менеджмент на кожен день

Правила тайм-менеджменту, які допоможуть тобі ефективно розподіляти час. 

Можемо посперечатись: ритм, у якому ти живеш, навряд чи є збалансованим.

Тут і постійні дедлайни, і перебування в стані “не знаю, за що хапатися” – таке трапляється у кожного, але для деяких стає нормою життя.

Що тобі дасть щоденне управління часом? По перше, у твоїй добі його побільшає– на годину, а то й на дві.

А, по-друге, ти навчишся ефективно інвестувати найцінніший капітал, який в тебе є – а це, власне, і є твій час.

Тайм-менеджмент – не складна наука, а всього лише набір правил.

Саме про них сьогодні і розповість Ранок у Великому Місті.

Перед тим, як складати розпорядок дня

При складанні списку справ одразу враховуй правило “Жаби”

“Жаба” – це справа, яку не хочеться виконувати, але дуже треба.

Так ось, виконання цього завдання став у самий початок твого дня.

Так залишиш більше часу на креатив.

Складанню списку справ слід приділяти по 5 хвилин вранці та ввечері

Запиши по годинах всі свої справи на день, а потім спокійно починай слідувати плану.

Те ж саме перед сном – розплануй весь завтрашній вечір, а з ранку внеси правки залежно від стану речей.

Не більше 4 важливих справ на день

На кожну важливу справу виділяй не більше як годину.

Якщо тривалість завдання прогнозується понад 1 годину, то слід її розбити на підзавдання – більш дрібні справи, що призводять до досягнення головної мети.

І знову ж таки: не більше 1 години на кожне завдання!

Залишай додаткові 15 хвилин на кожне завдання на випадок, якщо виб’єшся з графіка

Десь ці 15 хвилин будуть використані, а десь – не знадобляться.

У підсумку вийде тимчасовий баланс, до чого кожен з нас так прагне.

Основи тайм-менеджменту робочого дня

Правило 1. Не дозволяй нікому і нічому тебе відривати від тієї справи, над якою працюєш наразі.

Правило 2. Використовуй при плануванні так званий метод Ейзенхауера.

За цим методом всі твої справи можна розділити на 4 групи:

• Термінові й важливі;
• Важливі, але не термінові;
• Термінові, але не важливі;
• Не термінові й не важливі.

Першочергові завдання – це справи термінові й важливі. Спроба відкласти такі справи на потім створить тобі непотрібні проблеми – за них потрібно братися самому і негайно.

Далі йдуть справи важливі, але не термінові. Такі завдання можна відкласти, проте вони можуть сильно вплинути на твоє життя у довгостроковій перспективі.

Термінові, але не важливі завдання мало позначаються на твоєму успіху. Це як раз ті завдання, які за можливості потрібно передоручати або зменшувати їх кількість.

А останні, не термінові й не важливі завдання, взагалі можна сміливо викреслювати з твого списку.

Правило 3. Суворо дотримуйся складеного на день плану. Регулярний контроль допоможе тобі навчитися більш чітко планувати свої робочі дні.

Правило 4. Час скласти правила внутрішнього розпорядку у твоєму житті. Це може стосуватися і роботи, і особистого життя. Насправді неважливо, що це буде за сфера, головне – дотримуватися цих правил бездоганно.

Правило 5. Залиш 30% робочого часу на непередбачені обставини. А якщо таких не станеться, просто продовж робити свої справи.

Правило 6. Підбери техніку тайм-менеджменту під себе.

Існує дуже багато технік, які допоможуть тобі впорядкувати свій час. Спробуй всі й створи власну — найбільш зручну для себе.

Наприклад, можливо, тобі до смаку буде техніка pomodoro? Це чергування на роботі періодів у 25 і 5 хвилин, де 25 – це робочий час, а 5 хвилин – короткий відпочинок.

А після завершення справи – велика пауза довжиною в 15 хвилин.

Або так звані інтелект-карти, де ти складаєш карту свого дня, а потім йдеш по гілках-завданнях, намагаючись рівномірно досягти “ядра” твого дерева.

Тайм-менеджмент – це про раціональний розподіл годин у добі таким чином, щоб усе встигнути, бути ефективним та водночас залишатися здоровим.

І ці навички треба буде прокачувати постійно.

Стань господарем власного часу – й шлях до успіху тобі забезпечений.

Нагадаємо, раніше ми розповідали, як припинити відкладати все на потім.

Фото: Unsplash